ขอบเขตภาระงานของงานการประชุมและพิธีการ
1. หน่วยจัดระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุม และติดตามผลการประชุม
มีหน้าที่ความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับการประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยบูรพา คณะกรรมการประสานงานสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยบูรพา คณะกรรมการผู้ประสานงานกองกลาง สำนักงานอธิการบดี การประชุมที่เกี่ยวข้องกับงานพิธีการของมหาวิทยาลัยบูรพา และการประชุมอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
แผนการประชุม
กำหนดปฏิทินประจำปีในการจัดประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยบูรพา คณะกรรมการประสานงานสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยบูรพา และคณะกรรมการผู้ประสานงานกองกลาง สำนักงานอธิการบดี
การจัดเตรียมการประชุม
– ตรวจสอบเรื่องและเอกสารประกอบการประชุมที่ส่งเข้าระเบียบวาระการประชุม ติดตาม และประสานหน่วยงานที่ส่งเรื่องเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม (กรณีข้อมูลไม่ครบถ้วน)
– สรุปเรื่องที่บรรจุเข้าระเบียบวาระการประชุม และจัดระเบียบวาระการประชุม
– เสนอระเบียบวาระการประชุมต่อ กรรมการและเลขานุการ และประธานในที่ประชุม
– ศึกษาและวิเคราะห์เรื่องที่เสนอเข้าระเบียบวาระการประชุม
– สรุป ตั้งประเด็น และอ้างอิงระเบียบ ข้อบังคับ กฎหมายหรือมติที่เกี่ยวข้องประกอบการพิจารณา
– จัดเตรียมข้อบังคับ ระเบียบ และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เสนอเข้าระเบียบวาระการประชุม
– ติดตามและประสานไปยังหน่วยงานที่ส่งเรื่องเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม (กรณีข้อมูลไม่ครบถ้วน)
– จัดทำต้นฉบับเอกสารประชุม โดยจัดพิมพ์เอกสาร และตรวจทานเบื้องต้น
– เสนอต้นฉบับต่อกรรมการและเลขานุการ และประธานที่ประชุมพิจารณาตามลำดับ
– บันทึกระเบียบวาระการประชุมในระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)
– เผยแพร่ระเบียบวาระการประชุมในระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ล่วงหน้า อย่างน้อย 3 วันทำการ
การจัดทำรายงานการประชุม
– บันทึกการประชุม
– สรุปมติการประชุม และจัดทำรายงานประชุม เสนอ กรรมการและเลขานุการ พิจารณา
– ปรับปรุง แก้ไข ตามสั่งการ
– แจ้งเวียนให้ประธานในที่ประชุม และกรรมการเพื่อพิจารณารายงานการประชุม
– สรุปผลการแจ้งเวียนพิจารณารายงานการประชุม การปรับแก้ ข้อเสนอแนะของกรรมการ เสนอกรรมการและเลขานุการ
– เสนอประธานการประชุม ลงนามกำกับในรายงานการประชุม
– เสนอรายงานประชุมฉบับสมบูรณ์ต่อที่ประชุมในการประชุมครั้งถัดไป
– จัดเก็บรายงานการประชุมเข้าแฟ้มเพื่อสะดวกต่อการสืบค้นข้อมูล
การแจ้งเวียนมติที่ประชุม
– แจ้งมติให้ส่วนงาน/หน่วยงานที่เสนอเรื่อง หรือผู้เกี่ยวข้องทราบ และดำเนินงานตามมติในส่วนที่เกี่ยวข้อง
– ติดตามผลการดำเนินงานตามมติที่ประชุม
การแจ้งเวียนเรื่องอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
– ลงทะเบียนรับหนังสือเข้าภายในและภายนอก
– ลงทะเบียนส่งหนังสือออกภายในและภายนอก
– ส่งจดหมายและเอกสารประกอบการประชุมทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และจัดเก็บเอกสาร (e-Documents)
– ส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมเอกสารประกอบการประชุม และการประชุมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
– ร่าง/พิมพ์โต้ตอบหนังสือภายในและภายนอก
– จัดเก็บเอกสารตามหมวดการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ
– เบิกวัสดุอุปกรณ์สำนักงานจากเจ้าหน้าที่การเงินและพัสดุกองกลาง
– เบิกจ่ายงบประมาณค่าเบี้ยประชุม ค่ายานพาหนะ และค่าเลี้ยงรับรองของการประชุม
2. หน่วยพิธีการ
– กำหนดแผนงานพิธีการของมหาวิทยาลัยบูรพา และการเข้าร่วมงานพิธีการสำคัญของจังหวัดชลบุรีประจำปี
– ดำเนินการและประสานงานเกี่ยวกับการจัดงานทำบุญสำนักงานอธิการบดี
– ดำเนินการและประสานงานเกี่ยวกับงานพิธีพระราชทานปริญญาบัตรแก่ผู้สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยบูรพา
– ดำเนินการและประสานงานเกี่ยวกับงานเกษียณอายุราชการ/การปฏิบัติงานของมหาวิทยาลัยบูรพา
– ดำเนินการและประสานงานเกี่ยวกับงานวันเฉลิมพระชนมพรรษา “12 สิงหามหาราชินี”
– จัดทำตารางรายชื่อผู้แทนมหาวิทยาลัยที่เข้าร่วมพิธีสำคัญของจังหวัดชลบุรี ประจำปี (รองอธิการบดี ผู้ช่วยอธิการบดี หัวหน้าส่วนงาน และประธานสภาพนักงาน รวมทั้งหัวหน้าหน่วยงานในสังกัดสำนักงานอธิการบดี เลขานุการคณะ/สถาบัน/สำนัก หัวหน้าสำนักงานคณบดี คณะ/วิทยาลัย และผู้ปฏิบัติงานในสังกัดกองกลาง)
– ดำเนินการและประสานงานเกี่ยวกับการเข้าร่วมงานพิธีการสำคัญของจังหวัดชลบุรี
– เบิกจ่ายวัสดุ อุปกรณ์ ที่เกี่ยวกับงานพิธีการ (ถ้ามี)
– บริการยืม-คืนพระบรมฉายาลักษณ์ วัสดุ อุปกรณ์ สำหรับงานพิธีการต่าง ๆ
3. หน่วยบริการห้องประชุม มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังนี้
– ให้บริการห้องประชุมภายในสำนักงานอธิการบดี (อาคาร ภปร) ได้แก่ ห้องประชุม 903, 922, 805, 512, 406 และ 209
– รับหนังสือและลงรับหนังสือการขอใช้ห้องประชุมจากส่วนงาน/หน่วยงาน/โครงการ
– ตรวจเช็คตารางการขอใช้ห้องประชุมจากระบบสารสนเทศของงานการประชุมและพิธีการล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์
– จัดทำตารางการใช้ห้องประชุมประจำสัปดาห์ให้ผู้ประสานงานในงานการประชุมและพิธีการรวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้รับทราบการใช้ห้องประชุม
– จัดทำข้อมูลการใช้ห้องประชุมและนำเสนอบนหน้าจอทีวีหน้าลิฟต์ชั้น 1 สำนักงานอธิการบดี (อาคาร ภปร)
– ตรวจสอบระบบความเรียบร้อยของห้องประชุม พร้อมจัดเตรียมอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์หรืออุปกรณ์สำนักงาน
– ให้บริการห้องประชุมตามวัน เวลา ตามที่ผู้ใช้งานขอ โดยจะเปิดห้องก่อนถึงเวลาใช้งาน 30 นาที
– ควบคุมระบบภาพและเสียงภายในห้องประชุม
– บริการบันทึกวีดิโอการประชุม/ฉายวีดีทัศน์แนะนำมหาวิทยาลัย ในกรณีที่ส่วนงาน/หน่วยงาน/โครงการ ขอความอนุเคราะห์
– จัดทำทะเบียนคุมครุภัณฑ์ อุปกรณ์ห้องประชุม และบำรุงรักษาอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์
– ดำเนินการซ่อมบำรุงรักษาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ภายในสำนักงานอธิการบดี (อาคาร ภปร)
– ดำเนินการจัดหา/จัดซื้ออุปกรณ์ภายในห้องประชุม